Henkilötietojen säilytys OvuDog-projektissa

Tiedoksi

OvuDog-projektin kotisivuilla on lomakkeita, joissa kysytään mm. nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite (postituslista, yhteydenottopyyntö, tutkimukseen osallistuminen). Lomakkeiden tiedot käsitellään tutkijan toimesta, eikä tietoja luovuteta projektin ulkopuolisille. Yhteystiedot kerätään sähköiseen taulukkoon, jonka kautta voimme seurata yhteydenpitoa lomakkeen täyttäneisiin: haluamme varmistua, että jokainen yhteydenottoa pyytänyt tai tutkimukseen osallistuva saa ansaitsemansa huomion. Toisinaan saatamme ottaa yhteyttä lomakkeen täyttäneisiin esitelläksemme esimerkiksi uutta näytteenkeräystä tai tutkimuksen vaihetta. Jos lomakkeen täyttänyt henkilö ei ole ilmoittanut osallistuvansa tutkimukseen, on yhteystiedot saatettu poistaa automaattisesti pian yhteydenpidon jälkeen.

Postituslistan sähköpostiosoitteet ovat tutkijan luettavissa kotisivupalvelun kautta. Näitä osoitteita ei tallenneta eikä käytetä muuhun tarkoitukseen kuin tiedotettavien asioiden toimittamiseen kotisivujen automaattisen toiminnon kautta. Postituslistalta voitte poistua klikkaamalla "Poistu postituslistalta"-linkkiä osoitteessa https://www.ovudog.com/postituslista.html. 

Tutkimukseen osallistuneet ovat täyttäneet paperisen näytelomakkeen, jossa kysytään nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Näitä yhteystietoja säilytetään paperisina lukitussa tilassa, eikä tietoja luovuteta ulkopuolisille. Koiran ja näytteiden tiedot kirjataan sähköisinä, mutta henkilötietoja ei yhdistetä näytteiden tutkimusaineistoon (näytteiden säilytys, näytteiden sähköiset tiedot, mittaustulokset, analyysit). Tutkimukseen osallistuneiden yhteystietoja saatamme käyttää kysyäksemme lisätietoja näytteistä, koirasta tai toisinaan jopa muistaaksemme teitä tehdystä työstä. 

Sähköisten ja paperisten henkilötietojen säilyttämisestä on tehty tieteellisen tutkimuksen rekisteriselosteet, joita säilytetään paperisina Itä-Suomen yliopistolla. 

Jos haluatte selvityksen teistä kerätyistä tiedoista tai haluatte, että tietonne poistetaan rekistereistä, ottakaa yhteyttä projektin vastuuhenkilöön (Sari Viitala (sari.viitala(at)uef.fi)) tai näytekeräyksien ja kotisivujen vastuuhenkilöön (Tia Pennanen (tia(at)ovudog.com / tia.pennanen(at)uef.fi; 040 355 2418)). 

Muokkaus 24.1.2022: Vuodesta 2022 lähtien tutkimukseen osallistuneiden yhteystiedot kysytään tarvittaessa erillisellä lomakkeella, eikä niitä yhdistetä koiran tietoihin. Paperiset yhteystietolomakkeet säilytetään lukitussa kaapissa, ja niiden poistoa voi pyytää milloin vain. Poikkeukset tästä on mainittu aina näytteenkeräyksen yhteydessä. Sähköpostitse saadut osoitetiedot tuhotaan kuuden kuukauden kuluessa niiden saapumisesta.